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Comment gérer vos archives et documents confidentiels ?

Au bureau comme à la maison, la gestion des documents administratifs peuvent vite devenir un casse-tête. La nouvelle année est l’occasion de faire le tri pour ne garder que l’essentiel.

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Nouvelle année, nouvelle dynamique ! Commencez par les vieux papiers entassés : Que jeter ? A partir de quand ? Comment s’y prendre ? Réponses.

QU EST CE QUE JE JETTE ? QU EST CE QUE JE GARDE ?

Pas besoin d’être Marie Kondô pour se prendre en main et faire du tri. Mais encore faut-il être au fait des durées légales de conservation des documents. En réalité ces délais ne sont pas aussi longs qu’on pourrait le croire.

Pour les entreprises :

– La majorité des documents civils, commerciaux ou RH sont à conserver pendant cinq ans après la fin de l’engagement contractuel.

– Les documents comptables et fiscaux quant à eux se conservent un peu plus longtemps : six ans pour les documents fiscaux, dix ans après clôtures pour les documents comptables.

– Une exception cependant est à conserver avec soin : les contrats d’acquisition ou de sessions des biens fonciers qui sont à conserver pendant trente ans !

Pour les particuliers :

Les durées de conservations sont plus variables en fonction des types de documents. Au-delà des examens médicaux et documents familiaux que vous devez conserver pout toujours, les durées de conservation varient de 2 ans, pour les quittances, les contrats et remboursements de soins, à 5 ans pour les factures, les relevés de comptes et talons de chèques. Les contrats d’assurance vie et les paiements de charges de copropriété cependant doivent être conservé pendant 10 ans.

COMMENT CLASSER SES ARCHIVES ?

Pour classer tous vos papiers, personnels ou professionnels, nous vous conseillons de les organiser de façon chronologique et thématique. L’outil le plus pratique pour cela étant de loin le classeur avec intercalaires. Il est nécessaire de pouvoir savoir au premier coup d’œil quel document fait référence à quel sujet mais aussi et surtout à quelle année. Cela permet de se débarrasser plus facilement de ceux dont le délai de conservation est expiré.

 

COMMENT RECYCLER LES PAPIERS CONFIDENTIELS ?

La destruction et le recyclage des papiers confidentiels ne sont pas incompatibles. Avant tout, il est important pour vous de faire la part des choses entre les papiers qui doivent être détruits pour des raisons de confidentialité et ceux qui peuvent simplement être recyclés avec les autres papiers. Opter pour une destruction systématique représenterait un coût supplémentaire inutile pour votre entreprise. Une fois ce tri effectué, Paprec vous propose plusieurs solutions pour vous débarrasser de vos papiers obsolètes.

• Le désarchivage :

Si votre quantité de papier d’archives non confidentielles est importante, La Corbeille Bleue vous propose un service de désarchivage : du personnel qualifié vient sur place pour vider vos stock, ou simplement récupérer les containers déjà remplis de vos papier d’archives. Cette solution, pratique pour les opérations ponctuelles permet de s’adapter précisément aux besoins de votre entreprise sans mobiliser vos employés pour cette tâche.
Pour vos archives confidentielles, Confidentialys est un service qui se propose également de venir collecter de façon sécurisée vos papiers afin de procéder à leur destruction.

• Les collecteurs dédiés :

Au-delà des bacs à papiers individuels ou communs d’Easy Recyclage, nous avons également des solutions de collecteurs sécurisés pour vos documents confidentiels. Ils permettent un tri plus régulier de vos documents, pour s’assurer que le grand rangement de la nouvelle année ne soit pas à recommencer dans six mois. Ces collecteurs sécurisés, de 70 ou 130 litres sont en alliage métallique fermés à clés et munis d’une fente d’insertion dans laquelle vous pourrez glisser tous les documents sensibles que vous souhaitez détruire. Ils sont collectés pas des camions spécifiques lorsqu’ils sont pleins.

La destruction des documents qu’ils contiennent est faite dans des locaux gardés et vidéo-surveillée et fait systématiquement l’objet d’un procès-verbal de destruction. Une fois réduit en confettis, le papier pourra être recyclé dans le respect le plus total de votre confidentialité. Ces collecteurs peuvent être disposés tels quels ou bien habillés d’un meuble pour plus de discrétion et d’esthétique.

• La destruction directement chez vous :

Nous disposons également de camions broyeurs autonomes qui peuvent réaliser directement sur site la destruction de vos papiers et supports informatiques confidentiels.

 

Voilà, vous savez tout sur la démarche à adopter pour faire le tri dans vos archives ! En assurant le recyclage de vos papiers même confidentiels, vous prenez une bonne résolution, qui met de l’ordre dans vos idées et dans vos archive tout en préservant la planète. Alors on s’y met ?

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