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Que faire de vos documents ? Easyrecyclage vous expose les différentes solutions

QUE FAIRE DE VOS DOCUMENTS ?

Que vous soyez une grande ou une petite entreprise, vous avez peut-être tendance à garder TOUS vos documents, parfois parce qu’ils sont importants, mais souvent parce que c’est tout simplement rassurant. Or, une accumulation d’archives peut-être coûteuse et inutile. Voici tout ce que vous devez savoir pour mieux gérer vos documents.

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La destruction d’archives fait partie de la vie d’une entreprise, notamment pour gagner de la place dans ses locaux. Il faut, cependant, tenir compte des besoins de votre entreprise et de la législation en la matière. Légalement, toute entreprise est tenue de garder les documents reçus ou émis dans l’exercice de son activité, pour une durée minimale en cas de contrôle de l’administration.

DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS

Avant toute chose, il faut commencer par classer les documents selon leur délai d’archivage légal. Les délais varient selon la nature du document et les obligations légales qui s’y rapportent.

« LEGALEMENT, TOUTE ENTREPRISE EST TENUE DE GARDER LES DOCUMENTS REÇUS OU EMIS DANS L’EXERCICE DE SON ACTIVITE, POUR UNE DUREE MINIMALE EN CAS DE CONTROLE DE L’ADMINISTRATION. »

 
 
 
Si certains documents comme les contrats d’acquisition ou cession de biens immobiliers doivent être gardés 30 ans, la majorité ont des délais d’archivage plus limités.

DOCUMENTS COMMERCIAUX

Plusieurs critères entrent en jeu pour vous aider à choisir le prestataire dont vous avez besoin. D’abord, pensez à vérifier qu’il a bien toutes les accréditations nécessaires (ICPE…).

Ensuite, prenez en compte :

– 2 ans : Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur.

– 3 ans : Déclaration en douane.

– 5 ans : Contrats, documents bancaires, dossiers de clients, documents de transport de marchandises.

– 5 ans à partir de la fin de la protection: Documents relatifs à la protection intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin…).

– 10 ans : Accords industriels, contrats conclus par voie électronique, commandes clients et fournisseurs.

DOCUMENTS FISCAUX

Les livres, registres, documents, pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou les registres.

Cela concerne :

– L’impôt sur le revenu et sur les sociétés

– Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC)

– Impôts sur les société pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (sociétés d’exercice libéral…)

– Cotisation foncière des entreprises

– Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)

 

DOCUMENTS COMPTABLES

Tous les documents comptables doivent être conservés durant 10 ans, à partir de la clôture de l’exercice. Cela comprend les livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire, bilan …) ainsi que les pièces justificatives (Bons de commande, bons de livraison, factures clients et fournisseurs…)

DOCUMENTS SOCIAUX (SOCIÉTÉ COMMERCIALE)

– Trois derniers exercices : Feuilles de présence et pouvoirs, rapport du gérant ou du conseil d’administration, rapport des commissaires aux comptes.

– 5 ans : Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association. Traité de fusion.

– 5 ans à partir de la fin de leur utilisation: Registres de titres nominatifs, ordres de mouvement, registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration.

– 10 ans à partir de la clôture de l’exercice: Compte annuel (Bilan, compte de résultat, annexes…)

DOCUMENTS CONCERNANT LE PERSONNEL

– 1 an : Suivi des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation.

– 3 ans : Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires.

– 5 ans : Bulletins de paie, contrats de travail, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. Observations ou mises en demeure de l’inspection du travail, contrôles CHSCT. Déclarations d’accident de travail.

DESTRUCTION DES DOCUMENTS

Une fois les documents rangés selon leur délai de conservation, il est préférable d’indiquer les dates de destruction sur les boîtes et dossiers dans lesquels ils sont archivés, pour éviter toute erreur.

L’opération de destruction peut être programmée une fois dans l’année dans vos locaux (si vous disposez d’un broyeur) comme une opération nettoyage de printemps. Mais vous pouvez aussi faire appel à des professionnels de la gestion des déchets de bureau. Chez Paprec, nous vous proposons des formules personnalisées dans le cadre des services de désarchivage.

 

DOCUMENTS SENSIBLES

Selon l’activité de votre entreprise, vous avez sans doute des documents confidentiels dont l’archivage ou la destruction nécessitent une précaution particulière. D’autant plus qu’en France, 20% des documents jetés à la poubelle sans être détruits sont confidentiels. Le piratage, l’espionnage économique et industriel, les usurpations d’identité étant de plus en plus fréquents, il est important de protéger l’entreprise ainsi que les salariés.

Il est également important de signaler que depuis un an, le règlement général sur la protection des données (RGPD) oblige les entreprises à détruire de façon sécurisée toutes les archives contenant des données personnelles et interdit de les conserver au-delà de la durée nécessaire.

Dans ce cas, la destruction de vos documents doit être confiée à des professionnels reconnus. Des entités comme Confidentialys vous proposent de collecter et détruire vos archives confidentielles notamment grâce à des collecteurs sécurisés. La destruction se fait sous haute surveillance au sein d’un site sécurisé ou directement au sein de vos locaux à l’aide d’installations spécifiques.

PASSER AU NUMERIQUE

De plus en plus d’entreprises choisissent désormais la dématérialisation pour archiver leurs documents. Mais si ces solutions offrent un gain d’espace et une souplesse considérables, elles exposent également les entreprises à des pertes de données, des fuites d’informations ou à des intrusions.

Pour vos documents confidentiels, il existe ce que l’on appelle des coffre-forts numériques (CFN). Un dispositif hautement sécurisé qui permet d’archiver, indexer, visualiser, éditer et partager des documents numériques sensibles. Il faudra vous assurer que le coffre-fort de votre choix s’intègre bien dans votre espace de travail et les applications utilisées par vos collaborateurs.

Une fois que vous avez pris en compte vos besoins, la législation et les différentes options qui s’offrent à vous, vous pouvez gérer vos archives de façon plus sereine. Ces étapes vous permettront de conserver les documents clés, veiller à la sécurité des données confidentielles tout en réalisant un gain de temps, d’argent et d’espace important.

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